Los beneficios de implantar un programa de Compliance en tu empresa
El entorno legal para el control de la actividad de las empresas se ha transformado considerablemente en los últimos años. Esto es consecuencia, en parte, de los escándalos societarios que con cierta asiduidad salpican la prensa. Ante ellos, la opinión pública reivindica un mayor compromiso de las empresas con la ética y la transparencia. Las organizaciones han tomado buena nota de ello y es en este contexto en el que se ha desarrollado el ‘Compliance Corporativo’.
Compliance hace referencia al conjunto de procedimientos y buenas prácticas que una empresa integra y ejecuta para adaptarse al cumplimiento de los estándares éticos y legales. El objetivo es poder identificar riesgos y prevenir sus efectos. Y, para ello, también han de establecerse los mecanismos internos que permitan gestionar, controlar y, en su caso, reaccionar con rapidez si se produce una infracción.
Entonces, ¿a qué riesgos se enfrenta una empresa que infringe la norma? Entre ellos, daño reputacional, imposición de multas y sanciones, exclusión de licitaciones y subvenciones públicas o pérdidas de negocio por contratos no ejecutables.
En la era de la ‘ética de los negocios’ y el buen gobierno, adoptar medidas que garanticen la responsabilidad de las empresas es conditio sine qua non para su estabilidad y viabilidad en el mercado.
Compliance: triple beneficio
Con la integración de un programa de Compliance corporativo en tu organización puedes obtener un triple beneficio:
- De cara a la organización, facilita la detección de malas praxis entre directivos y empleados.
- Aporta mayor seguridad a los clientes al trabajar con proveedores no expuestos a riesgos y asegurar el desarrollo de tus actividades en un escenario de legalidad y responsabilidad.
- Disminuye la incertidumbre en las transacciones comerciales en el mercado, genera confianza en las instituciones y contribuye a la igualdad y justicia social.
El marco normativo en el que se mueve la legislación vinculada a Compliance se establece a diferentes escalas. En el ámbito nacional, aplican artículos concretos del Código Penal -que sancionarían comportamientos indebidos de índole económica- y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. A nivel internacional, existen distintos estándares que permiten implementar y certificar programas de compliance.
Una cultura corporativa de respeto a la Ley
Pero no basta con que estos programas sean meras declaraciones de intenciones. El objetivo, según la World Compliance Association, es cumplir con la legalidad en general y no exclusivamente tratar de eludir la pena: “Los programas deben estar enfocados a conseguir en las empresas una cultura corporativa de respeto a la Ley, promoviendo una verdadera ética empresarial donde la comisión de un delito sea una excepción y la exención de la pena sea una consecuencia natural de esta cultura”, asegura la organización en una circular. En la misma línea, sugiere el diseño de un programa al que se le destinen numerosos recursos. Un programa de Compliance no será efectivo si la empresa incumple en protección de datos personales, prevención de riesgos laborales o de blanqueo de capitales.
Además, recientemente, el Ministerio de Hacienda ha dispuesto la necesidad de que las empresas cuenten con un Sistema de Compliance Penal para poder acceder a los fondos europeos Next Generation. Este instrumento de carácter excepcional fue acordado por el Consejo Europeo para dar respuesta a las consecuencias sociales y económicas derivadas de la pandemia. La declaración exige a las organizaciones que adopten las medidas pertinentes para “prevenir y detectar el fraude, la corrupción y los conflictos de interés, comunicando en su caso a las autoridades que proceda los incumplimientos observados”.
La figura del Compliance Officer
Existe una figura profesional a quien se asigna las tareas de vigilancia y supervisión del cumplimiento normativo. Este profesional, llamado ‘compliance officer’, debe ser una persona atenta, comprometida, con capacidad de liderazgo y habilidades sociales efectivas. Su cometido es convencer a todo el equipo de la necesidad de caminar de la mano por la senda de la ética y la legalidad, responder a cuantas cuestiones o dudas despierten los programas de Compliance en los trabajadores e informar. Para ello, ha de poseer un conocimiento profundo de la normativa y de cuáles son los límites, marcos y posibilidades de actuación.
El ‘compliance officer’ es también un asesor para la organización que debe coordinar al equipo y establecer mecanismos que les permitan cuantificar u obtener datos de desempeño: reuniones o reportes periódicos, sistemas de denuncias y quejas, checkpoints, etc.
RSE, Código Ético y canal de denuncias
En Implaser, llevamos a la práctica con hechos nuestra responsabilidad social empresarial (RSE). Publicamos anualmente y de forma voluntaria las Memorias de Responsabilidad Social -siguiendo las recomendaciones de la Global Reporting Initiative-. Es, para nosotros, una herramienta para la mejora de la transparencia y la comunicación con nuestros grupos de interés. Al mismo tiempo, tratamos de reducir en lo posible nuestro impacto medioambiental, trabajamos por la mejora continua del bienestar en el puesto de trabajo y en la prevención de riesgos laborales.
Por ello, entendemos la RSE, junto con el sistema de cumplimiento normativo, como el más alto grado de compromiso empresarial y de control. Además de reducir cualquier riesgo penal, legal o reputacional -que podría tener importantes consecuencias para la empresa-, pone en valor las buenas prácticas corporativas empresariales. Esto supone un valor añadido frente a clientes, trabajadores, proveedores y la sociedad en general, ya que sienta las bases de una organización exitosa y sostenible.
Nuestra caja de herramientas
Desde 2018, hemos desarrollado un sistema completo de prevención de riesgos penales y de cumplimiento normativo. Este sistema, que se actualiza y revisa puntualmente, se materializa en tres herramientas básicas: un Código Ético, una Política de Cumplimiento Normativo y un Canal de Denuncias. Todo ello se suma al mapa de riesgos y conductas prohibidas y a la formación continua que se imparte a los miembros y trabajadores de Implaser, pilares básicos del sistema.
Nuestro Código Ético fue aprobado por el Consejo de Administración el 17 de mayo de 2018. Contiene el catálogo de principios y normas de conducta que rigen en la organización. Dichas normas son aplicables a empleados, directivos, proveedores, socios comerciales y operadores de la cadena de suministro.
Por otro lado, existe un formulario de consultas. Cualquier empleado, de forma completamente anónima e imparcial, puede rellenarlo para resolver sus dudas sobre normativa. Como complemento, se encuentra el canal de denuncias -también anónimo- implantado para la comunicación de cualesquiera denuncias si se detectan incumplimientos o actuaciones contrarias a la normativa. Tras presentar la denuncia, se inicia un procedimiento de investigación hasta su total resolución. Si existe incumplimiento, puede conllevar una sanción para el trabajador o miembro de la empresa de acuerdo a lo establecido en el régimen sancionador correspondiente.
